○浦河町議会事務局事務処理規程
昭和35年8月1日
議会訓令第1号
第1章 総則
(この規程の目的)
第1条 この規程は、浦河町議会事務局の処務に関し必要な事項を定めることを目的とする。
第2条 事務局長は、議長の命を受け議会の庶務を掌理する。
2 事務局の分掌事務の都合により必要ある場合は次長をおくことができる。
3 事務局長に事故があるときは、次長がその事務を代行する。
4 職員は上司の命を受け事務に従事する。
(昭51議会訓令1・全改)
(係)
第3条 事務局に次の係を置く。
(1) 総務係
(2) 議事係
(平9議会訓令1・一部改正)
(分掌事務)
第4条 各係の分掌事務は、次のとおりとする。
係 | 分掌事務 |
総務係 | 1 議員名簿の作成(履歴簿、役員簿、勤務年数調を含む。)に関すること。 2 文書物件の収受、発送、保管に関すること。 3 公印の管理に関すること。 4 議員の出欠(出席簿の作成、保管、欠席届の受理)に関すること。 5 議員の報酬、費用弁償に関すること。 6 議会費の予算要求並びに物品、消耗品等の受理連絡等に関すること。 7 慶弔、儀式、交際に関すること。 8 議会の公報資料に関すること。 9 図書室の整備、管理に関すること。 10 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。 11 職員の服務及び規律厚生に関すること。 12 規則の制定、改廃に関すること。 13 議会関係諸規程の制定改廃に関すること。 14 各議案の審議に必要な資料の収集に関すること。 15 事業、事務の調査、検査に関すること。 16 統計資料の作成に関すること。 17 各種行政に関する世論、情報の収集整理に関すること。 18 各種法規の調査、研究に関すること。 |
議事係 | 1 議事日程及び諸般の報告に関すること。 2 議案、請願、陳情、意見書の収受、配付、送付に関すること。 3 議会の本会議の議事に関すること。 4 議会における選挙に関すること。 5 会議次第記録に関すること。 6 会議録、決議録の調製、保管に関すること。 7 議会の傍聴人に関すること。 8 議場その他委員会室の管理、取締りに関すること。 9 委員会に関すること。 10 委員会記録調製に関すること。 11 公聴会に関すること。 |
(平9議会訓令1・全改)
第5条 議長は特別の必要があるときは、前条の規定にかかわらず特定の事務につき特別の事務分掌を定めることができる。
第2章 事務の専決及び代行
(事務の決裁)
第6条 議会の事務は、議長が決裁する。
(代決等をした事務の後閲)
第7条 事務局長は代決若しくは代理をした事務については、軽易な事項を除き後閲に供しなければならない。
(事務局長の専決事項)
第8条 次の事項は事務局長において専決することができる。
(1) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。
(2) 職員の諸給与に関すること。(特別昇給、職員の任退を除く。)
(3) 職員の休暇及び私事旅行の許否並びに除服出勤に関すること。
(4) 見積金一口、10万円未満の物品の購入、諸車借上に関すること。
(5) 会議録その他の印刷に関すること。
(6) 議場及び附属建物の使用許否に関すること。
(7) その他軽易な事項の処理に関すること。
(昭63議会訓令1・一部改正)
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理
(文書の受付及び配付)
第9条 事務局に到着した文書の受付及び配付は、次の各号の定めるところによる。
(1) 一般文書は開封の上受付印を押捺し事務局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。
(2) 電報は、電信処理票により前号に定める手続をとらなければならない。
(3) 親展文書及び秘密文書は、封緘のまま親展文書配付簿に記載し議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に交付してその受領印を受けなければならない。
(4) 現金、金券等は金券交付簿に記載し議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に交付してその受領印を受けなければならない。
(口頭及び電話による収受事項の処理)
第10条 口頭又は電話によつて受理した事件は口頭(電話)処理票に記載して前条第1号に定める手続をとらなければならない。
(訴訟、訴願、異議申立書等の収受)
第11条 訴訟書、訴願書、異議申立書その他収受の日時が権利の消長に関係のある文書は、その封皮に「収受の日時」を記入し取扱者がこれに印を押してその文書に添付しておかなければならない。
第2節 文書の処理
(処理の原則)
第12条 文書を受理したときは、事務局長は自ら処理するものを除き職員にその処理の要領を指示して処理させなければならない。
2 受理した事件は直ちに調査し、特別の事由があるものを除き、即日処理しなければならない。
3 前項の事件で重要又は異例のものについては、事務局長はその処理につきあらかじめ議長の指揮を受けなければならない。
(回議書)
第13条 事務の処理は、起案回議用紙に処理案の標題を書き、理由又は説明を簡明に記述し、関係法令その他参考となる事項を附記し及び必要に応じて関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長及び副議長ともに事故があつて決裁を受けることができないときは、事務局長において代決することができる。
2 事務局長は、前項の規定により代決した事件については、遅滞なく議長に報告して追認を受けなければならない。
3 定例的な照会、回報又は軽微な事件を処理するときは、第1項の規定にかかわらず起案回議用紙によらないことができる。
(決裁文書の処理)
第14条 決裁済みの回議書には、決裁年月日を記入し第19条の規定による令達番号簿によつて記号及び年月日を記入しなければならない。
(緊急処理の特則)
第15条 緊急な事件で正規の手続によつて起案するいとまがないときは、上司の指示を受け便宜処理をすることができる。
2 前項の規定により便宜処理した事件は処理後直ちに正規の手続をとらなければならない。
(発送文書)
第16条 発送を要する文書は、決裁文書によつて浄書及び校合し、決裁文書の所定欄に発送日を記入して取扱者が印を押さなければならない。
(特定文書の取扱)
第17条 庁内、若しくは近くの官公署に送付し又は直接本人に交付する文書は、送達簿によつて送付又は交付して受領印を受けなければならない。
2 速達又は親展等を要する文書は、その文書及び封皮に「速達」又は「親展」等の表示をして発送しなければならない。
3 金券、有価証券その他これに類する文書又は物件は、書留郵便によつて発送しなければならない。ただし、送達簿により直接名あて人に送達する場合はこの限りでない。
(郵便及び電信による発送)
第18条 郵便又は電信によつて文書又は物件を発送するときは、別に定める郵便切手受払簿に記入しなければならない。
第4章 公文例式
(文書の記号番号)
第19条 文書には次の各号の定めるところにより記号番号及び年月日をつけるものとする。
(1) 令達は令達番号簿により令達の種類ごとに記号及び番号を付すること。
(2) その他の文書には「浦議」を冠すること。
(令達の種類)
第20条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 告示 町内の全部又は一部に公示するもの
(2) 達 議会の内部又は職員に対して発する指示命令等
2 令達文書の記号は告示については「議会名」をその他のものについては「浦議」をそれぞれ冠するものとする。
(文書の署名)
第21条 文書の署名は、次の各号によるものとする。
(1) 一般文書は議長の職名及び氏名を用いる。ただし、都道府県、市町村等地方公共団体との間に往復するもの又は軽易なものについては、議長の職名又は議会名を用いること。
(2) 議会の議決又は委員会条例の規定によつて委員会名又は委員長名をもつて発送する文書は、当該委員会名又は委員長の職氏名を用いること。
(公印及契印)
第22条 発送文書には、浦河町議会公印規程の定めるところにより、「公印」および「契印」を押さなければならない。
(文書の取扱心得)
第23条 すべての文書は、事務局長の指示を受けなければこれを他人に示し又は内容をもらし若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持ち出す場合も同じとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の編集)
第24条 完結した文書は、文書編集類目により当該簿冊に編集しなければならない。
2 簿冊は保存年限別とし、表装を施し、かつ、表紙をつけるものとする。
3 簿冊には1冊ごとに文書索引目録をつけるものとする。
4 1つの事件の関係文書は、往復の順序に従いその完結に至るまで順次上から下へ綴じるものとする。
5 2つ以上の編集類目に関連する文書は、関連の最も多い方の簿冊に編入しなければならない。
(文書の整理)
第25条 文書の編集は歴年区分とする。ただし、会計に属する文書について、会計年度区分とする。
(例規の整理)
第26条 「例規」の表示がある通達、その他将来の事務処理の基準とする文書は、例規綴に編集し、かつ、常に加除訂正をして現行内容を明確にしておかなければならない。
(文書の保存)
第27条 文書は次に掲げる区分によつてそれぞれ保存しなければならない。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 5年
第4種 1年
2 部類及び保存種別は、別表に定めるとおりとする。
(保存年限の起算)
第28条 前条の保存年限は文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、その翌年度から起算する。
(文書の廃き)
第29条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃きするものとする。ただし、永久保存の文書については5年ごとに精査し、保存する必要がないと認めるものは廃きすることができる。
(文書の保存)
第30条 保存文書は、1年に少くとも1回は保存室等において手入をしなければならない。
第6章 物品取扱
(備品の保管、及び整理)
第31条 事務局に、備品台帳、図書台帳及び消耗品受払簿を備えその保管整理をしなければならない。
(切手の受払)
第32条 事務局に郵便切手受払簿を備えその受払を明かにしなければならない。
第7章 服務心得
(服務の根本基準)
第33条 すべての職員は、住民全体の奉仕者として公共の利益のために勤務し、法令条例その他の規程に従つてその職務遂行に当つては全力を挙げて専念しなければならない。
(出勤)
第34条 職員は出勤時限までに登庁し、自ら出勤簿に印を押さなければならない。
2 職員は出勤時間を過ぎて出勤したときは、服務整理簿にその旨を記載し印を押さなければならない。ただし、公務のため遅刻したときは、上司にその旨を届け出て承認を受け、出勤簿に印を押すものとする。
(本会議における服務)
第35条 本会議に出務を命ぜられた職員は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議場の閉鎖及び開鎖に注意すること。
(3) 議事記録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前各号のほか特に命ぜられたことを守ること。
(委員会における服務)
第36条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会の開会、閉会の日時及び出欠席委員の氏名並びに会議の要領を録取しなければならない。
(早退)
第37条 職員は、執務時間中に疾病その他の事由によつて退庁しようとするときは、その事由を届け出て上司の承認を受けなければならない。一時外出するときは公用であつても同じとする。
(欠勤)
第38条 職員は、疾病その他の事由によつて出勤できないときは、服務整理簿にその事由及び欠勤予定日数を記載し、その前日(前日までに予期することができないときは当日正午)までに届け出なければならない。ただし、病気による欠勤7日間以上にわたるときは医師の診断書を添えてその旨を届出し、その後1カ月ごとに同様の手続をしなければならない。
(忌引)
第39条 職員は、忌引をしようとするときは、服務整理簿に死亡者の氏名、職員との続柄及び死亡年月日を記載してその旨を届け出なければならない。
(休暇)
第40条 職員は、休暇を受けようとするときは、服務整理簿にその事由及び日数を記載してその前日までに届け出なければならない。
(旅行)
第41条 職員は、家族の病気看護、帰省、転地療養その他私事のため任地を離れようとするときは、服務整理簿にその事由、期間及び行先を記載し(転地療養の場合は医師の診断書を添えて)上司の許可を受けなければならない。期限をこえて帰庁することができないときは、更に延期願を出さなければならない。
(時間外勤務)
第42条 職員は、退勤時限後においては上司が在庁中であつても特に必要な者のほかは在庁する必要はない。
2 事務の多忙又は緊急を要する事務のため時間外又は休日に勤務する必要があるときは、事務局長は時間外勤務命令簿に必要な事項を記載して職員にこれを命令しなければならない。
(退庁の場合の注意)
第43条 職員は、退庁の際は、その所管文書及び物品を必ず所定の場所に整理し、不在中の処理に支障がないようにしておかなければならない。ただし、当直員の監守すベきものは、これに回付しなければならない。
(不在中の担任事務)
第44条 職員は、出張、休暇、欠勤等のため不在となる場合は、その現に処理中の担任事務をあらかじめ上司に提示し、その処置につき指揮を受けなければならない。
2 不在者の担任事務は、事務局長においてその代理者を定め、これを処理させなければならない。
(火気の取締)
第45条 職員は退庁後又は休日に出勤したときは、その登庁及び退庁の旨を当直員に告げ、退庁のときは火気の取締りをして当直員に引き継がなければならない。
(出張)
第46条 職員は、出張命令を受けたときは、出張命令簿に命令受領の印を押して出発するものとする。
2 出張の命令を受けた後にその予定に変更又は異動を生じた場合は、出発前若しくは帰任後にその事項を出張命令簿の異動欄に記入して上司の承認を受けなければならない。
(出張期間の変更)
第47条 職員は、出張中に用務の都合又は疾病等により予定の期限までに帰任又は用務を行うことができない場合は、電信、電話等をもつて、すみやかにその事由を述べて上司の承認又は指揮を受けなければならない。
2 職員は、出張の用務が終了したときは、予定の期限にかかわらず直ちに登庁して勤務しなければならない。
(復命)
第48条 職員は、出張から帰任したときは、上司に随行の場合を除き7日以内に復命書を提出しなければならない。ただし、軽易な事件については口頭をもつて足りる。
(履歴書、住所等の届出)
第49条 新たに職員となつた者は、任命の日から3日以内に履歴書及び住所届を提出しなければならない。
2 職員は氏名の改称、本籍、転居その他身分上の異動を生じ又は試験合格等のあつた場合は直ちにその旨を届けなければならない。
(事務の引継)
第50条 職員は、転任、休職又は退職したときは、すみやかにその担任の事務を後任者若しくは上司の指定した者に引継がなければならない。
(当直心得)
第51条 職員は、役場において当直勤務に服するときは、町長の定める当直心得に従わなければならない。
(重要書類)
第52条 重要書類は、運搬しやすい書箱に納めて見やすい場所に位置を定めておかねばならない。
(非常災害)
第53条 庁舎及びその附近に火災その他非常事変が発生したときは、職員は直ちに登庁しなければならない。
(1) 非常持出その他の重要書類を搬出し及保護すること。
(2) 金庫その他重要物件を警戒すること。
第8章 補則
第54条 この規程に定めるものを除く外、事務局の処務並びに職員の任免、分限、給与、服務その他の身分取扱に関しては町長の事務部局の例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和51年7月1日議会訓令第1号)
この規程は、昭和51年7月1日から施行する。
附則(昭和63年6月27日議会訓令第1号)
この規程は、昭和63年7月1日から施行する。
附則(平成9年3月31日議会訓令第1号)
この規程は、平成9年4月1日から施行する。